Ryhmien avulla voit liittää keskusteluihin useita henkilöitä ja jakaa sisältöjä ryhmälle. Voit osoittaa allekirjoitus- ja asiatarkastuspyyntöjä sekä tehtäviä niille ryhmän jäsenille, jolle on ryhmässä annettu oikeudet käsitellä allekirjoituspyyntöjä tai tehtäviä.
Vinkki! Sisältöjen jakaminen ryhmille yksilöiden sijaan mahdollistaa tehokkaan jakamisen toimintojen, yksiköiden ja muiden tarvittavien rakenteiden mukaisesti. Ryhmän kautta on helppo jakaa tietyn aihealueen sisällöt esimerkiksi uudelle työntekijälle, lisäämällä henkilö ryhmän jäseneksi.
Luo uusi ryhmä valitsemalla Ryhmät-välilehdellä + Uusi ryhmä tai +Uusi valikosta Ryhmä
Täytä ryhmän tiedot ja lisää ryhmän jäsenet uuden ryhmän hallintasivulla.
Pääsy ryhmään -kentässä voit valita ryhmän yksityisyyden tason:
- Yksityinen ryhmä näkyy ainoastaan ryhmän jäsenten ryhmäluettelossa. Yksityiseen ryhmään liittyminen edellyttää kutsua ryhmän omistajalta.
- Hyväksynnän perusteella -tason ryhmät näkyvät niille, jotka kuuluvat ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon. Kuka tahansa ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon kuuluva voi pyytää pääsyä ryhmään. Ryhmän omistajan on kuitenkin hyväksyttävä pyyntö, ennen kuin uusi jäsen pääsee ryhmään.
- Ilman hyväksyntää -tason ryhmät näkyvät niille, jotka kuuluvat ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon, ja kaikki organisaation jäsenet voivat liittyä ryhmään ilman erillistä hyväksyntää.
Käyttäjät, jotka eivät kuulu ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon, eivät löydä mitään edellä mainituista ryhmistä eivätkä voi pyytää pääsyä niihin. Käyttäjät, jotka eivät kuulu ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon, voivat liittyä ryhmään ainoastaan ryhmän omistajan kutsun perusteella.
Ryhmän jäsenluettelon näkyvyys -kentässä voit valita, ketkä näkevät ryhmän jäsenten nimet. Tämä koskee useita eri asiayhteyksiä, kuten sellaisten tilojen ja chat-keskustelujen osallistujaluetteloita, joissa ryhmä on osallistujana. Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä:
- vain ryhmän jäsenet
- ryhmän jäsenet ja ryhmän omistajan kanssa samaan organisaatioon kuuluvat käyttäjät
- kaikki.
Lisää ryhmään jäseniä napsauttamalla Lisää käyttäjiä tai ryhmiä. Kun alat kirjoittaa nimeä, SignSpace ehdottaa sen automaattista täydentämistä. Kun olet lisännyt kaikki haluamasi osallistujat, napsauta Lisää-painiketta.
Uudet ryhmän jäsenet lisätään ryhmään.
Uudet jäsenet lisätään ryhmään oletuksena ilman erityisiä oikeuksia. Ryhmän omistaja voi lisätä käyttäjälle tarvittavat oikeudet ja asetukset:
• Ryhmän omistaja: käyttäjä saa kaikki ryhmän perustason hallinnointioikeudet, kuten oikeuden lisätä ja poistaa jäseniä sekä muuttaa ryhmän asetuksia.
• Allekirjoittaja: määrittää käyttäjän yhdeksi niistä, joilla on oikeus allekirjoittaa allekirjoituspyyntöjä koko ryhmän nimissä, jos ryhmä on merkitty allekirjoittajaksi.
• Hallitsee tehtäviä: määrittää käyttäjän yhdeksi niistä, joilla on oikeus merkitä tehtäviä valmiiksi koko ryhmän nimissä, jos tehtävä tai asiatarkastuspyyntö on osoitettu ryhmälle.
• Sähköposti-ilmoitukset: antaa käyttäjälle oikeuden hallinnoida sähköposti-ilmoituksia, joita käyttäjät saavat ollessaan ryhmän jäseniä. Oletuksena käyttäjä saa kaikki ryhmään liittyvät sähköposti-ilmoitukset (tätä oletusasetusta ei voi muuttaa, jos käyttäjä on Allekirjoittaja tai Hallitsee tehtäviä). Muita vaihtoehtoja ovat Ei mitään: ryhmän jäsenelle ei lähetetä mitään sähköposti-ilmoituksia, ja Vain, kun allekirjoittaminen on suoritettu loppuun: ryhmän jäsen saa sähköposti-ilmoituksen vain, kun kaikki osallistujat ovat allekirjoittaneet.
Huomaa! Kukin käyttäjä voi hallinnoida omia sähköposti-ilmoitusasetuksiaan tällä sivulla edellä kuvattujen toiminnallisten rajoitteiden puitteissa.
Kun palaat Koti-näkymään, uusi ryhmä näkyy sivupalkin Ryhmät-luettelossa.