Allekirjoituspyynnön luonti
Luo uusi allekirjoituspyyntö napsauttamalla + Uusi -painiketta ja valitse Allekirjoituspyyntö.
Täytä allekirjoituspyyntölomake.
SOPIMUKSEN NIMI on allekirjoituspyynnön otsikko ja se näytetään allekirjoittajille lähetettävässä sähköpostikutsussa.
Allekirjoitettavien tiedostojen liittäminen
Liitä tiedostot, jotka vastaanottajan tulee allekirjoittaa, ALLEKIRJOITETTAVAT TIEDOSTOT -kohtaan. Tiedostojen enimmäiskoko on 60 Mt ja yleisimmät tiedostotyypit ovat sallittuja. Poikkeuksena LIGHT-tilaus, joka sisältää ainoastaan pdf-tiedostojen liittämisen. Voit muuttaa allekirjoitettavien tiedostojen esittämisjärjestystä raahaamalla ja pudottamalla niitä joko allekirjoituspyyntölomakkeella tai myöhemmin tiedostojen esikatselunäkymässä.
Allekirjoittajien lisääminen
Kutsu ALLEKIRJOITTAJAT allekirjoittamaan liitteenä olevat asiakirjat. Kun lisäät allekirjoittajan sähköpostiosoitteen, nimen tai SignSpace-tunnuksen, syöttökenttä muuttuu seuraavaan muotoon.
Allekirjoittajan sähköpostiosoite näytetään vasemmassa yläsarakkeessa. Jos allekirjoittajalla on SignSpace-tili ja sinulla on oikeus nähdä tämän tiedon, tilin nimi näytetään sähköpostiosoitteen alapuolella. Jos allekirjoittajalla on käytössään useita SignSpace-tilejä, voit valita, mille tilille kutsu lähetetään.
Allekirjoittajan sähköpostiosoite tai SignSpace-tunnus on pakollinen tieto. Muut allekirjoittajien tiedot ovat valinnaisia:
- Allekirjoittajan nimitieto voidaan lisätä, jos sitä ei ole esitäytetty. Jos nimikenttä jätetään tyhjäksi, allekirjoittajaa pyydetään antamaan nimensä ennen allekirjoittamista. Tämä koskee ainoastaan kevyttä tunnistautumista. Kun valitaan vahva tunnistautumismenetelmä, allekirjoitussivulla näytetään allekirjoittajan koko nimi manuaalisesti syötetyn nimen sijaan.
- Jos allekirjoittajan tehtävänimike on täytetty, se näytetään allekirjoittajan nimen alapuolella allekirjoitussivulla.
- Oikeassa yläkulmassa annettu sopimuksen osapuoli kertoo organisaation, jota allekirjoittaja edustaa, ja se näytetään allekirjoitussivulla. Valitse sopimuksen osapuoli luettelosta, jos mahdollista, tai syötä organisaation nimi manuaalisesti. Kun aloitat nimen kirjoittamisen, sinulle ehdotetaan sopivia Suomen kaupparekisteriin rekisteröityjä organisaatioita. Jos organisaatio ei ole suomalainen tai et löydä sitä, syötä kirjoittamasi nimi napsauttamalla Käytä. Valitse ”-”, jos et halua tätä tietoa näkyviin allekirjoitussivulle.
Kun olet syöttänyt allekirjoittajien tiedot voit halutessasi kirjoittaa vastaanottajille saateviestin.
Mikäli kommenttien julkaisu on sallittu, allekirjoituspyyntöjen vastaanottajat voivat lähettää kommentteja allekirjoituspyyntöön liittyen. Allekirjotuspyynnön tekijä ja muut omistajat saavat sähköpostilla ilmoituksen, mikäli allekirjoituspyyntöä on kommentoitu.
Dokumenttinen lähettäminen asiatarkastettavaksi
Allekirjoitettavia dokumentteja voi lähettää asiatarkastettavaksi ennen niiden lähettämistä allekirjoitettavaksi. Kutsu SISÄISET ASIATARKASTAJAT sähköpostiosoitteella, nimellä tai SignSpace-tunnuksella.
Kun olet syöttänyt asiatarkastajat voit halutessasi kirjoittaa näille saateviestin.
HUOM! Asiatarkastusprosessi on tarkoitettu ensisijaisesti sisäisiin asiatarkastuksiin! Voit kuitenkin tarpeen vaatiessa lisätä asiatarkastajaksi myös ulkoisen henkilön. Asiatarkastuksen aikana käyty keskustelu tulee näkyviin ainoastaan sisäisille käyttäjille, asiatarkastajiksi kutsutuille henkilöille, sekä henkilöille jotka ovat allekirjotiuspyynnön ylläpitäjän toimesta myöhemmin lisätty tähän sisäiseen keskusteluun.
Voit valita mikäli allekirjoituskutsut lähetetään automaattisesti kun asiatarkastukset on hyväksytty tai lähettää allekirjoituspyynnön asiatarkastusten jälkeen manuaalisesti käyttöliittymästä. Mikäli valitset manuaalisen vaihtoehdon, niin sinulle ilmoitetaan sähköpostilla kun asiatarkastus on valmis. Tämä vaihtoehto sopii esimerkiksi tilanteisiin joissa dokumentti halutaan lähettää asiatarkastettavaksi editoitavassa muodossa, esimerkiksi WORD-tiedostona ja muuttaa PDF-tiedostoksi ennen lähettämistä allekirjoitettavaksi.
Asiatarkastusten tiedot voi näyttää allekirjoitussivulla valitsemalla Näytä asiatarkastajat allekirjoitussivulla
Jakaminen tiedoksi vastaanottajille ja hallinnoijien lisääminen
Syötä Tiedoksi vastaanottajat -kenttään käyttäjät ja ryhmät, joille haluat myöntää pääsyoikeuden allekirjoituspyyntöön.
Lisää Omistajat-kenttään käyttäjät ja ryhmät, joilla on oikeus muokata ja hallita allekirjoituspyyntöä. Sinun ei tarvitse lisätä itseäsi omistajalistalle, koska allekirjoituspyynnön luojana olet automaattisesti omistaja.
Kirjekuorikuvake Tiedoksi vastaanottajat ja Omistajat -kenttien lopussa mahdollistaa sähköposti-ilmoitusten asetusten määrittelyn allekirjoituspyyntökohtaisesti.
Oikeasta sivupalkista löydät allekirjoituspyynnön asetukset ja työnkulut. Avaamalla ja sulkemalla osioita, voit räätälöidä näkyviin sinulle olennaiset osiot. Valintasi tallennetaan muistiin tulevia allekirjoituspyyntöjä varten.
Asetusten ja työnkulkujen valinta sivupalkista
Oikeasta sivupalkista löydät allekirjoituspyynnön asetukset ja työnkulut. Avaamalla ja sulkemalla osioita voit mukauttaa näkymän. Valintasi tallennetaan tulevia allekirjoituspyyntöjä varten.
Tunnistautumistason valita
Valitse edellytettävä Tunnistamisen taso, jota allekirjoittajien tulee käyttää allekirjoitusprosessin yhteydessä:
- Kevyt: allekirjoittajaa pyydetään todentamaan henkilöllisyytensä vahvistamalla sähköpostiosoitteensa joko SignSpace-tilin rekisteröinnin yhteydessä tai allekirjoituksen aikana kertakäyttöisellä turvakoodilla, joka toimitetaan käyttäjän sähköpostiosoitteeseen.
- Vahva: allekirjoittajaa pyydetään todentamaan henkilöllisyytensä vahvan sähköisen tunnistautumisen menetelmällä allekirjoitustapahtuman yhteydessä.
Muistutusten automatisointi
Lisää Eräpäivä, kun haluat asettaa määräpäivän allekirjoituspyynnön täyttämiselle ja automatisoida muistutusten lähettämisen. Muistutukset lähetetään kolme päivää ennen eräpäivää, eräpäivää edeltävänä päivänä sekä eräpäivän umpeuduttua.
Voit määrittää, voivatko allekirjoittajat allekirjoittaa asiakirjat eräpäivän jälkeen. Jos allekirjoittamista ei ole sallittu eräpäivän jälkeen, allekirjoituspyyntö peruutetaan automaattisesti eräpäivän päättyessä.
Kieliasetusten muuttaminen
Sähköpostikutsut lähetetään ja allekirjoitussivu luodaan oletuksena käyttöliittymässä valitulla kielellä. Voit vaihtaa sähköpostikutsujen kielen tarvittaessa. Allekirjoitussivu luodaan kaikilla valituilla kielillä, eli useiden kielten valinta on myös mahdollista.
Työnkulkujen valinta
Allekirjoitusjärjestyksen määrittäminen
Jos asetat Allekirjoitusjärjestyksen päälle, allekirjoittajat kutsutaan allekirjoittamaan määrittämässäsi numerojärjestyksessä.
Delegoinnin salliminen
Salli delegointi antaa allekirjoittajille mahdollisuuden delegoida allekirjoituspyynnöt toiselle henkilölle, jos he eivät ole oikeita henkilöitä allekirjoittamaan asiakirjaa.
Lähettämisen ajastaminen
Ajastettu lähettäminen -toiminnolla voidaan asettaa päivämäärä, jolloin allekirjoituspyyntö lähetetään. Allekirjoituspyyntö lähetetään määritetyn päivän aamuna klo 6.00. Allekirjoituspyyntö säilyy muokattavana luonnoksena lähettämiseen saakka.
Metatietojen syöttö
Metatietojen avulla sopimuksia voidaan rikastaa rakenteisella tiedolla. Jos organisaatiollasi on määritettyjä metatietorakenteita, voit valita mallin, joka vastaa parhaiten tarpeitasi ja täyttää pyydetyt metatiedot. Metatietorakenteet määritellään metatietoasetuksissa.
Sopimussisältöjen suojaaminen
Turvakoodisuojaus-toiminto suojaa tiedostot koodilla, joka tarvitaan niiden avaamiseen. Koodisuojauksella voidaan varmistaa, että kutsulinkkiä klikanneella käyttäjällä on pääsy sähköpostiosoitteeseen, johon kutsu lähetettiin.
Allekirjoitustapahtuman sisällöt voi suojata vahvalla tunnustautumisella. Asetuksen käyttö edellyttää että käyttäjä on ensin itse tunnistautunut vahvasti. Vahvaa tunnistautumista edellytetään kaikilta kutsutuilta käyttäjiltä. HUOM! Pääsy vahvalla tunnistautumisella suojattuihin sisältöihin edellyttää kaikilta käyttäjiltä SignSpace-tilin luomista ja tunnistautumista palvelussa.
Valitse Älä näytä keskusteluja sähköposti-ilmoituksissa, mikäli keskusteluissa käsitellään luottamuksellisia tietoja.
Kun Tiedostojen lähettäminen sähköpostiin on estetty-asetus on valittuna, turvakoodilla suojattu tiedostojen latauslinkki lähetetään käyttäjille.
Esikatselu, tallentaminen luonnoksena ja lähettäminen
Allekirjoitustiedot sisältävä allekirjoitussivu luodaan, kun kaikki allekirjoitukset on kerätty. Voit esikatsella allekirjoitussivun luonnosta klikkaamalla Allekirjoitussivun esikatselu ennen kutsun lähettämistä varmistuaksesi siitä, että tiedot näkyvät sivulla toivotulla tavalla.
Kun allekirjoituspyyntösivu on valmis, voit sen joko Tallentaa luonnoksena tai lähettää napista Lähetä.
Tallennettu luonnos näkyy ainoastaan sinulle (tekijä) sekä muille omistajille. Klikkaa Muokkaa allekirjoituspyyntöä, tee päivitykset ja klikkaa Lähetä, kun olet valmis lähettämään pyynnön.